項目簡介

??因企業(yè)開會需求多，但會議室數量有限且經常被不合理占用，導致會議室預定困難，常常有想開會卻找不到會議室的煩惱。此外，即使預定好會議室，也面臨和參會人約時間、發(fā)通知、電話確認、準備會議材料、準備相關設備等眾多瑣事。預定困難、繁瑣流程給企業(yè)員工帶來非常不好的會議體驗；在會議過程中，電腦沒有對應的線材接口、會議即將開始卻發(fā)現會議材料缺少、光線太強導致投影看不清、離發(fā)言人太遠導致聽不清、干貨太多導致記錄跟不上等狀況不斷發(fā)生，員工開會效率太低了；會議管理人員對會議室通常采用手動管理的方式，缺少相關數據如會議室利用率、使用頻率等，沒有相關數據分析，企業(yè)就難以改善會議管理情況和會議室資源利用情況，無疑在會議相關支出上增加諸多隱形成本。

方案需求

目前企業(yè)會議場景遇到的問題如下：

??會前流程繁瑣：因企業(yè)開會需求多，但會議室數量有限且經常被不合理占用，導致會議室預定困難，常常有想開會卻找不到會議室的煩惱。此外，即使預定好會議室，也面臨和參會人約時間、發(fā)通知、電話確認、準備會議材料、準備相關設備等眾多瑣事。預定困難、繁瑣流程給企業(yè)員工帶來非常不好的會議體驗；

??會中狀況不斷：在會議過程中，電腦沒有對應的線材接口、會議即將開始卻發(fā)現會議材料缺少、光線太強導致投影看不清、離發(fā)言人太遠導致聽不清、干貨太多導致記錄跟不上等狀況不斷發(fā)生，員工開會效率太低了；

??會后管理不便：會議管理人員對會議室通常采用手動管理的方式，缺少相關數據如會議室利用率、使用頻率等，沒有相關數據分析，企業(yè)就難以改善會議管理情況和會議室資源利用情況，無疑在會議相關支出上增加諸多隱形成本。

方案設計

??軟硬件結合：該方案采用軟硬件結合方式，將智能會議管理平臺軟件部署在服務器上，通過網線連接會議室的會議平板和會議門牌，可以對其進行遠程管理、配置遠程修改、設備關機與重啟、一鍵清緩存、應用及內容下發(fā)、日志管理等，可以幫助企業(yè)規(guī)范化、數字化管理會議室資源，員工也可通過多種渠道查看所有會議及會議室預定的情況，輕松實現會議室預定、取消。

??軟件功能設計：智能會議管理平臺可以實現會議預定、變更與通知功能，即通過多渠道預定會議室、可視化會議預定界面、多會議室類型選擇、參會人員狀態(tài)提醒、會議室變更、取消以及會議通知、會前參會提醒等。企業(yè)員工可以通過電腦、手機等輕松完成上述操作，方便快捷，大大簡化會前流程。此外，還可以實現數據分析功能，即對會議室預定數據、部門預定會議數據、會議類型數據、多終端預定數據進行分析，并按照不同時間維度導出統(tǒng)計分析結果，會議管理員可以參考這些數據分析結果進行相關決策，更科學更方便，大大提升會后管理。

??硬件功能設計：會議室的主要硬件設備包括會議門牌和會議平板，會議門牌可以顯示會議預約信息刷臉簽到、信息發(fā)布等功能，參會人員可以通過會議門牌進行簽到，方便快捷。會議平板可以實現4K超清防眩光顯示、白板智能書寫、無線即可投屏、視頻會議、會議助手等功能，解決了參會人員在會議過程中看不清、聽不見、跟不上等困難，可大幅提升參會人員的會議體驗。

方案拓撲圖

方案特色

??會前-輕松預約、靈活簽到：會前，可通過管理平臺做預約通知、會議審批，會議信息多屏展示，以電子門牌做非接觸簽到，參會人員的簽到情況可在會議平板實時動態(tài)顯示。

??會中-智能協(xié)作、多方互動：會中，可通過會議平板設備實現多地多設備智能協(xié)助，無線投屏、白板書寫、視頻會議多方互動等功能，參會人員的會議體驗將大幅升級。

??會后-智能探測/控制、數據分析：會后，智能控制，燈光空調自動關閉、閑置空間自動釋放，為企業(yè)節(jié)約資源。會議紀要一鍵整理、數據分析自動成表，助力企業(yè)會議組織效率提升，會議資源優(yōu)化利用，也為用戶帶來智能、高效的會議體驗。

??會議設備集中控制：與會議平板深度融合，支持設備統(tǒng)一管理、應用管理、內容下發(fā)、日志管理，讓會議室設備運維簡單高效。控制聯動會議門牌，下發(fā)會議信息，采集和管理設備數據和狀態(tài)，會議門牌支持個性化配置，自帶多套展示模板，為會議信息展示和參會人員的簽到提供便利。